עיצוב ועריכת טפסים | פורטל התמיכה של נקסט

סעף זה מתאר את כלל האפשרויות הקיימות בתפריט עריכת טפסים.

1.1 פרטי הטופס

#	שם	תיאור
1	שם הטופס	(חובה) הזן את שם הטופס. אייקון - חלון נפתח של סמלים מוגדרים מראש. מאפשר להוסיף סמליל לטופס.
2	הרשאות	סעיף זה מאפשר להגדיר הרשאות תפעוליות ספציפיות לתפקידי משתמש ספציפיים.
3	טאבים לניהול	לכל טופס יש כמה טאבים: · פרטי הטופס – הגדרות טופס כלליות ותצוגה מקדימה. · סטטוסים - (זמין רק אם תיבת הסימון "מנוהל לפי מצב" מסומנת). מאפשר להגדיר סטטוסים לטופס · הגדרות תהליכי אישור – מסך תצורת אישור. מאפשר להגדיר סבבי חתימות לטופס · טריגרים – הגדרת טריגרים לטופס
4	תצוגה מקדימה	מציג תצוגה מקדימה של הטופס.
5	שמירה	לחצן 'שמירה'. יש ללחוץ על לחצן זה כדי לשמור את תצורת הטופס.
6	הגדרות מתקדמות	תפריט המאפשר להגדיר את אופן הפעולה של הטופס ב- Next Plus.
7	סדר שדות בטופס	חלונית ניהול עבור השדות שתצורתם נקבעה בטופס. מאפשר להוסיף, להסיר ולסדר מחדש את השדות בטופס.

1.1.1 הרשאות

1.1.1.1 מנוהלת לפי סטטוס

תיבת סימון זו מאפשרת להוסיף סטטוסים לטופס.

☑️ כאשר הטופס מסומן, ניתן להגדיר סטטוסים שיכולים להגדיר את מצב הטופס בשלבים שונים של התהליך.

1.1.2 הרשאות והקצאות

1.1.2.1 נמען ברירת מחדל

הקצה את הטופס למשתמש ספציפי. שדה זה מאפשר להגדיר נמען ברירת מחדל עבור הטופס. אם מוגדר נמען, בכל פעם שנוצר טופס מסוג זה, תישלח הודעה לאותו משתמש.

1.1.2.2 הרשאות צפייה בטופס

מאפשר להגדיר אילו משתמשים יכולים בכלל לצפות בטופס

· ניתן להקצות משתמשים מרובים.

· ניתן להקצות תפקידים

1.1.2.3 הרשאות יצירת טופס

מאפשר להגדיר אילו משתמשים יכולים ליצור ולמלא את הטופס.

· ניתן להקצות משתמשים מרובים.

· ניתן להקצות תפקידים

1.1.2.4 הרשאות סגירת טופס (מופיע רק טופס מנוהל לפי סטטוס

מאפשר להגדיר אילו משתמשים יכולים לסגור טפסים.

· ניתן להקצות משתמשים מרובים.

· ניתן להקצות תפקידים

1.1.3 הגדרות מתקדמות

1.1.3.1 קונטקסט

חלון נפתח המאפשר להגדיר את נקודת ההתייחסות של הטופס.

ישנן שתי נקודות התייחסות:

· סשן – הטופס יהיה זמין ומוגדר בעת יצירת סשן של תהליך העבודה. משמעות הדבר היא שהמידע המלא יופיע, ויתייחס לסשן ספציפי. זהו היישום הנפוץ של טפסים.

· תהליך עבודה – הטופס יהיה זמין עבור תהליך העבודה עצמו. סוג זה של טופס משמש בעיקר עבור הערות הנדסיות, עבור תהליך העבודה עצמו.

1.1.3.2 מופע בודד

תיבת סימון זו מאפשרת להגדיר את אופן הפעולה של הטופס.

☑️ כאשר האפשרות מסומנת, הוא ממולא פעם אחת בכל סשן. ניתן לגשת אליו מספר פעמים. עם זאת, התוצאה היא מופע בודד.

i️ לדוגמא – טופס ATP / טופס בדיקה ויזואלית.

🔲 כאשר הטופס אינו מסומן, בכל פעם שהטופס נפתח – נוצר מופע חדש.

לאחר המילוי הראשון של הטופס, בפעם הבאה – המשתמש יכול ליצור טופס חדש או לערוך את המופע הראשון שלו. צורה זו מכונה גם צורה גלובלית.

i️ לדוגמא – טפסי תקלה / טפסי MRB.

1.1.3.3 זמין בכל תהליכי העבודה

תיבת סימון זו מאפשרת להגדיר את הגדרות המראה של הטופס.

☑️ כאשר האפשרות מסומנת, הטופס יהיה זמין בכל תהליכי העבודה, תחת לחצן הטפסים

🔲 כאשר אפשרות זו אינה מסומנת, יש להוסיף את הטופס ידנית לתהליכי עבודה ייעודיים - בטאב ניהול - תחת טפסים.

לאחר מכן, טופס זה יופיע תהליך העבודה הספציפי הזה.

i️ ניתן להוסיף טפסים לתהליכי עבודה מרובים.

1.1.3.4 שליחת התראות במייל

תיבת סימון זו מפעילה/מבטלת את ההפעלה של אפשרויות הודעות דואר אלקטרוני.

☑️ כאשר האפשרות מסומנת, הודעות דוא"ל נשלחות, בנוסף להודעות ב- Next Plus.

הודעות דוא"ל נשלחות בהתאם לכללים הבאים:

· כל שינוי סטטוס ייצור הודעת דואר אלקטרוני למדווח הטפסים.

· כל שינוי בנמען ייצור הודעת דוא"ל לנמען החדש שנוסף.

1.1.3.5 הכנס למייל סיכום

☑️ כאשר האפשרות מסומנת, טפסים פתוחים ייכללו במייל סיכום.

· תצוגה למייל סיכום - מאפשר להגדיר תצוגות ספציפיות של הטופס לשליחה במייל הסיכום

1.1.3.6 הסתרת שדה הקצאה

☑️ כאשר האפשרות מסומנת, היא מבטלת את היכולת להקצות את הטופס למשתמש ספציפי. כלומר, כלל ההתנהלות בטופס מסתמכת על המשתמש שמילא את הטופס.

1.1.3.7 טופס ללא הקצאה

☑️ כאשר האפשרות מסומנת, ניתן למלא את הטופס מבלי להקצות משתמש ספציפי למילוי הטופס.

1.1.3.8 אפשר פתיחה מתהליך עבודה במצב תצוגה מקדימה (תהליך עבודה)

ישים רק לטפסים בקונטקסט של תהליכי עבודה

כברירת מחדל, טפסים אינם מופיעים במצב תצוגה מקדימה של העורך. תכונה זו מאפשרת להציג ולמלא את הטופס גם במצב תצוגה מקדימה.

1.1.3.9 ניתן לפתוח טופס עצמאי

תיבת סימון המגדירה את ההתנהגות התפעולית של הטופס.

☑️ כאשר האפשרות מסומנת, ניתן למלא את הטופס הן מתוך סשן, והן מחוצה לו, ישירות מתפריט טפסים.

i️ כאשר מסומן, לא ניתן להשתמש בטופס זה בפק"עות. כלומר, הוא אינו מציג את המאפיינים של הפק"ע. ניתן להוסיף אותו לכל תהליך עבודה

1.1.3.10 משקל

מאפשר להגדיר את מיקום הטופס, בין הלל הטפסים המוצגים בתהליך העבודה.

· 0 משקל בעל החשיבות הגבוהה ביותר. טופס שמוגדר לו משקל "0" יופיע ראשון.

1.1.4 סדר שדות טופס

תפריט המאפשר להגדיר את השדות בטופס.

	גלגל שיניים - - פתיחת הגדרות התצורה של השדה עבור הטופס. מאפשר להגדיר מי יכול להזין נתונים לשדה. ולהגדיר אם להציג את השדה בתהליך העבודה (רק עבור טופס בקונטקסט תהליך עבודה).
	פח אשפה - - הסר את השדה מהטופס.
	סידור מחדש - מאפשר להגדיר את סדר השדה הדרוש על ידי גרירה למעלה או למטה בשדה תוך כדי לחיצה.
	עיפרון - - עריכת שדה. i️ שימו לב - עריכת שדה תשפיע על השדה ועל כל המקומות בהם מוגדר השדה להופיע.

· בחירת שדות - פותח את החלון בחירת שדות – ראה פרק" שדות" למידע נוסף.

1.2 טאב סטטוסים

מסך זה מאפשר למשתמשים לקבוע את תצורת הגדרות המצב עבור טפסים בתוך המערכת. הוא מיועד לנהל את מחזור החיים של טופס על-ידי הקצאת מצב המציין את השלב הנוכחי שלו בתהליך עבודה.

1.2.1 סוגי סטטוס

קיימים שלושה סוגי סטטוס מוגדרים מראש:

· חדש: מוקצה לטופס בעת פתיחתו. מצב זה מציין שהטופס עדיין לא בעבודה, והוא רק נפתח

· בתהליך: מציין שהטופס נקרא ומתבצעת עליו עבודה כעת.

· סגור: כאשר אין צורך בפעולה נוספת בטופס, המסמנת אותו כטופס שהושלם.

לכל טופס חייב להיות לפחות סטטוס אחד מכל סוג מוגדר מראש לתפקוד תקין של המערכת.

1.2.2 שמות סטטוס

בעוד המערכת מספקת שמות ברירת מחדל עבור סטטוסים ("פתוח", "בתהליך" ו"סגור"), למשתמשים יש את הגמישות להתאים אישית שמות אלה בהתאם להעדפותיהם או לטרמינולוגיה הארגונית שלהם.

1.2.3 ניהול סטטוסים

הממשק מספק למשתמשים אפשרויות לניהול סטטוסים:

· משתמשים יכולים להוסיף סטטוסים חדשים על ידי לחיצה על סמל "+" בפינה השמאלית העליונה של רשימת הסטטוסים.

· עבור כל סטטוס, על המשתמש להגדיר שם, ולהקצות לו אחד מהסוגים המוגדרים מראש.

1.2.3.1 הגדרת סטטוס חדש

1. לחץ על הסמל "+" כדי להוסיף סטטוס חדש.

2. הזן שם מצב מותאם אישית שיוצג במערכת.

3. בחר את סוג הסטטוס המתאים מבין האפשרויות המוגדרות מראש: "חדש", "בתהליך" או "סגור".

4. (אופציונלי) בחר צבע שייצג באופן חזותי את המצב לצורך זיהוי קל בתהליך העבודה.

1.2.3.2 הגדרות נוספות

· סטטוס ברירת מחדל: משתמשים יכולים להגדיר מצב ברירת מחדל עבור טפסים חדשים. מצב זה מוקצה באופן אוטומטי בעת יצירת טופס.

· סטטוס סגור בשחרור תהליך עבודה (בקונטקסט של תהליך עבודה): ניתן לסגור טפסים (בקונטקסט תהליך עבודה) בעת שחרור גירסת התהליך. במידה ורוצים, אפשר להגדיר בתפריט זה את הסטטוס הסגור ,ברירת מחדל, של טופס כזה.

לדוגמה: טופס הערות הנדסה, מוגדר סטטוס סגור – ה"הערה תוקנה".

בהינתן ויש כזו הגדרה, בעת פרסו התהליך, טופס זה ייסגר, ויועבר לסטטוס "הערה תוקנה".

1.2.3.3 שמירת שינויים

לאחר הגדרת סטטוסים והתאמת הגדרות, על המשתמשים ללחוץ על הלחצן "שמירה" כדי להחיל את השינויים על המערכת.